Norma ISO 9001:2008 - Requisitos
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Só para ilustrar algumas situações, se o dia está úmido ou seco, calor ou frio, existe um impacto direto na produção da maioria das gráficas. Isso para não considerar outros fatores, como água da solução de molha, cópia da chapa offset, corte do papel, etc. Além da necessidade de controlar tudo isso, (ou ao menos tentar), o gráfico ainda se vê obrigado à atender aos "requisitos do cliente".
Esse por sua vez exige cada vez mais. São acabamentos diferenciados, papéis especiais, cores especiais, formatos extravagantes, etc, tudo isso para "ontem". Nesse contexto, fica muito difícil evitar a convivência com os erros. Mas todo erro tem seu lado bom. Independente do prejuízo, o empresário e sua equipe devem aprender com o erro. Muitas pessoas, dizem que o custo do aprendizado é alto, devido aos erros cometidos.
Mas existe situação pior ! Quando não se aprendem com os erros.
Tenho acompanhado excelentes artigos publicados por Paulo Ricardo Mubarack - http://www.mubarack.com.br/ , em um de seus artigos esse consultor diz: "O ÚNICO PROFESSOR É O ERRO". Vejam, analisando apenas o título desse artigo, toda literatura existente para que as pessoas se qualifiquem, toda escola, faculdade ou cursos SENAI, de nada valem, sem que a pessoa VIVA o erro.
Com certeza, o Sr. Mubarack, não teve intenção de criticar todo conhecimento que existe documentado sobre praticamente todos os erros. Mas porque então as pessoas, não evitam o erro, buscando o conhecimento ao invés de errar ? Não seria mais "econômico" estudar, se preparar e então depois realizar uma tarefa ? Na verdade as pessoas fazem isso.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que prover seus colaboradores com conhecimento é retorno certo. Mas durante o dia, naquela "correria" alguns detalhes que já sabíamos passam despercebidos e ocorrem os acidentes. Quando se tem o conhecimento e mesmo assim, acontece a não conformidade, provavelmente foi um acidente. Acidente não é propriamente um erro.
As organizações deveriam criar uma forma sistematizada para controlar e registrar às não conformidades, com objetivo de estudar suas causas (item 8.3 e 4.2.4), não estamos falando apenas daquelas que possuem ISO9001. Alguns podem dizer: “isso é muito complicado para minha empresa” ou ainda “vai sair mais caro, fazer isso à conviver com os erros”. Aqui nesse ponto, nasce a questão de hoje. O custo da qualidade.
Manter um sistema de gestão da qualidade ou trabalhar pensando na satisfação e atendimento pleno dos requisitos do cliente, possui um custo, isso todos sabemos. O que a maioria não sabe é que esse custo é sensivelmente MENOR que o custo praticado pela organização que não possui um sistema de gestão eficiente. Ou seja, praticar conceitos de qualidade, de forma padronizada, gera LUCRO. E por acaso não é isso que todos buscamos ?
Quando a organização percebe que pode aprender com seus erros, e faz disso uma meta, perseguindo as causas da não conformidade, normalmente a organização entra numa espiral de redução de falhas. Disseminar na organização as causas e buscar formas de neutralizar a reincidência de não conformidades, gera LUCRO.
O grande "segredo" está em envolver o máximo possível de colaboradores na disseminação dessas informações. Conhecer uma causa e guardá-la, é gerar um custo excessivamente alto, além de correr risco desnecessário para uma reincidência no mesmo erro. Assim, as pessoas devem estar sempre motivadas para a mudança.
A resistência natural às mudanças são um fator de geração de erros. Faz-se análise de causa, descobre-se a provável causa de uma não conformidade reincidente, mas alguém do “time” é resistente à mudança. E isso ocorre muitas vezes.
Tratar as causas sem tratar as pessoas ? Como diria o Pe. Quevedo: “Isso não existe”.
Analisando pontualmente cada uma das mais de setecentas não conformidades registradas em uma gráfica, de janeiro a julho de 2009, foi possível observar o seguinte: A grande maioria das falhas não afetaram a qualidade do produto, houveram os erros e estes foram corrigidos durante os processos. Estamos comentando sobre uma situação onde os colaboradores estão envolvidos pelo sentimento de “clientes internos”.
Podemos concluir que o verdadeiro custo da qualidade é aquele onde a organização não dissemina essa visão, e, com isso comete um grande erro: Permitir que a maioria das não conformidades afetem a qualidade do produto, gerando retrabalho, desperdício e perca de materiais.
O empresário somente aceita investir, quando ele percebe que haverá lucro. Nesse ponto, quero dar o testemunho de que analisando as empresas, antes e depois da implantação de um sistema de gestão da qualidade, iremos perceber que os erros evitados geram uma diferença fantástica em comparação com as empresas que insistem em não aprender com o erro.
Portanto, concordo com o Sr. Mubarack. “O ERRO É O ÚNICO PROFESSOR”. Mas só aprende quem está disposto. Nenhum aluno, ninguém, aprende sem estar aberto à novos conhecimentos e aberto para as mudanças que isso implica. Para que os erros sejam de fato eficientes professores, é preciso registrá-los, analisá-los de forma sistematizada e divulgar o resultado dessas análises, para a maior quantidade possível de colaboradores.
Somente após implantar essa cultura, dentro de sua organização, será possível perceber o quanto é: "o verdadeiro custo da qualidade", em comparação com o custo efetivo da gestão ineficaz. É uma grande mentira, as organizações que afirmam não cometerem não conformidades. Sempre haverá erros e falhas, haverá ainda novos erros, aqueles em que ninguém havia previsto. E haverá ainda aqueles que escondem as falhas, evitando que as mesmas façam parte das "estatísticas oficiais" da organização.
Se errar é inevitável, melhor portanto é manter controle sobre eles e aprender com eles. Uma falha muito comum e que poucos se importam é a chamada “divergência de informações”. Basta uma informação equivocada para que o “impressor” coloque a tinta vermelha, onde deveria ser verde. Pronto.
Se aqui não houver treinamento constante, é provável que se percam muitas folhas de papel, ou então... o famoso “desconto” para que o cliente aceite assim mesmo.
Faça as contas.
Não há dúvidas que um sistema de gestão trará LUCRO para sua organização. Basta aprender com os erros.
Bibliografia sugerida:
Norma ISO 9000 - Fundamentos e Vocabulário.
Norma ISO 9001 - Requisitos
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Em se tratando sobre "qualidade", precisamos buscar fundamentação no conjunto de Normas da Família ISO 9000. Dentre as normas dessa família, a 9000 aborda os fundamentos e vocabulário, esmiuçando sobre os termos empregados pelas organizações, no sentido de universalizar a linguagem entre elas.
Assim, em seu item 3.5.5, está descrito o sentido da palavra "CLIENTE". Para efeito do sistema de gestão da qualidade. Diz-se: "Cliente é a organização ou pessoa que recebe um produto (1)" em nota no mesmo item, observa-se: "Um cliente pode ser interno ou externo à organização". Essa NOTA explicativa será o ponto de nosso artigo de hoje.
No dia 09/08/09, foi publicado um artigo sobre o conceito de qualidade, entendemos a grosso modo, que qualidade é o atendimento aos requisitos do cliente, e, hoje vamos expandir a visão sobre o conceito "cliente interno".
Quem são as pessoas mais importantes para uma organização? Sem nenhuma dúvida, podemos afirmar que são os clientes. Mas, alterando um pouco a questão, quais são os clientes mais importantes para uma organização, os internos ou externos? Não sei responder.
Vejam: Sem o cliente externo, perde-se o sentido da produção, pois não haverá à quem entregar o produto, mas sem os clientes internos, não haverá sequência nos processos produtivos e portanto não haverá produto a ser entregue. Muitas pessoas principalmente àquelas ligadas ao processo comercial, irão enfatizar que o principal é o cliente externo, outras, já do lado da produção, irão dizer que os clientes internos são mais importantes.
Pelo sim, pelo não, melhor cuidar de ambos os clientes com especial apreço. As organizações que cuidam de seus clientes internos e externos com atenção na mesma medida, estão de fato comprometidas com o "cliente" e estão verdadeiramente com o FOCO NO CLIENTE. (item 0.2 a) iso 9000 )
Tradicionalmente as organizações sabem como "agradar" aos clientes externos e poucas têm a percepção dos clientes internos. Por isso, vamos tentar detalhar a questão do cliente interno. Pois este, devido à tradição costuma ser tratado apenas como "colaborador".
Nossas organizações são divididas em "setores". Exemplo: setor comercial, setor financeiro, setor de produção, setor de RH, etc. Isso do ponto de vista leiaute físico e burocrático. Porém do ponto de vista produtivo, as organizações são de fato "divididas" por processos, onde o processo não ocorre somente dentro de um determinado setor.
Relembrando o conceito de produto, onde produto é o resultado de um processo, e cliente é aquele que recebe um produto. Estamos diante de uma situação nova para muitas empresas. Pois de acordo com os conceitos vistos até aqui, a cada processo, existirá: CLIENTES. E como sabemos: "para haver qualidade os requisitos do clientes precisam ser atendidos". Assim, existe um ciclo de cliente x fornecedor x cliente, tantos quantos forem os processos de uma organização, até a chegada do produto ao cliente externo.
E como garantir a satisfação de "todos esses clientes internos"? Podemos começar pela padronização dos processos, por meio de instruções à serem seguidas de forma simples e sistematizada. Enquanto cliente interno, o mesmo deve se comportar como "ferrenho" defensor dos requisitos especificados em um plano (ordem de serviço, ordem de produção, etc), pois ali, neste documento, devem estar especificados seus requisitos, os quais ele deverá garantir.
A divulgação dos requisitos (especificações do cliente externo), por meio de um documento padronizado e amplamente conhecido pela organização, deve ser facilmente interpretado por todos, essa é a única forma de garantir a satisfação de todos os envolvidos nos processos produtivos e assegurar que todo processo ocorra com "qualidade".
Uma vez que o cliente de um processo interno, conhece os requisitos e os tem como seus, passa à ser um direito do mesmo, recusar o produto. Para que seja reavaliado até que esse cliente interno esteja de acordo e satisfeito com o produto recebido. Essa não é uma prática comum.
Muitas vezes o cliente interno, na posição de colaborador é forçado a aceitar um produto não conforme, hora por pressão da supervisão, hora por pressão do processo anterior, entre outros fatores. Mas quando essa relação entre cliente x fornecedor interno é artificial, e, o colaborador é impedido ou não é instruído a agir como um cliente, quem perde é a organização.
Isso, mesmo ! Toda vez que o colaborador não se comporta como cliente, a organização perde.
Imagine a "situação normal", onde o colaborador recebe o produto do processo anterior, não conforme e executa sua rotina, perfazendo esse ciclo até o cliente externo. Vamos considerar que em uma pequena empresa, existem ao menos três macroprocessos (comercial x produção x expedição) ? Mesmo aqui, em um fluxo extremamente simples, houve a chance da organização barrar o produto antes que o mesmo fosse entregue ao cliente externo.
Quando um colaborador recebe instruções claras de como executar sua rotina, recebe treinamento específico e contínuo, possui escolaridade compatível com sua função e também é instruído a agir como cliente do processo anterior, dificilmente a organização entregará um produto não conforme ao cliente externo. Nessa situação, cada colaborador, atua como um "fiscal" dos interesses do cliente externo. Essa prática não impede as não conformidades internas e os retrabalhos, mas evita de forma substancial que o cliente externo, receba um produto fora de suas especificações.
Soa estranho, mas para que os colaboradores de uma organização se transformem em clientes internos, é preciso muita prática, treinamentos e reciclagem constante. Seria o mesmo que ensinar as pessoas a serem clientes, exigir seus direitos e cobrar o retorno por aquilo que foi negociado. Assim, para satisfazer nossos clientes internos, não basta um salário compatível com a função. É preciso preparar as pessoas para assumirem o papel de clientes internos, defensores dos interesses daqueles que de fato estão pagando pelo produto.
Pense nisso: Sua organização atua de forma a converter os colaboradores em verdadeiros clientes internos ?
Nota (1): Item 3.4.2 Norma ISO9000 - Produto = Resultado de um processo. Assim, para efeito de interpretação da norma, um serviço equivale à produto.
Bibliografia sugerida:
Norma ISO 9000 - Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulário.
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E você ? Já se decidiu ? O fusca tem qualidade ? Sua empresa tem qualidade ? Boa sorte, pratique a verdadeira qualidade e atenda bem seu cliente.
1 – ciência que estuda os mercados, é apenas uma das muitas definições existentes para o Marketing.
pesquisa da história do fusca:
www.wikipedia.com.br;
www.exactaexpress.com.br/historiadofusca.htm,
http://www.fuscaclube.com.br/historia.htm