TERCEIRIZAÇÃO CONSCIENTE.

A terceirização faz parte da cultura do segmento gráfico e de muitos outros setores. Entretanto essa rotina deve ser observada com cuidado, principalmente por empresas que ostentam a certificação ISO 9001, mais ainda na versão 2008. A terceirização é um processo externo que afeta a qualidade do produto de forma direta, e portanto deve ser controlada. O controle sobre a terceirização deve incluir métodos para monitoramento, inspeção e medições que assegurem que os resultados planejados sejam atingidos.

No item 4.1 (generalidades), nota 2 e nota 3, está claro a importância da terceirização e o impacto que ela possui sobre o produto. Para essa conclusão, não é preciso norma. É uma obrigação do empresário entender sobre os riscos da terceirização.

Uma terceirização é também uma aquisição (item 7.4) e como tal deve obedecer aos critérios de seleção e qualificação de fornecedores, estabelecidos e mantidos pela organização, além de procedimentos para recebimento e verificação dos produtos e serviços adquiridos. Comprar um produto acabado pode ser simples. Comprar uma terceirização nem tanto.

É comum ouvir de um gráfico, reclamações por conta de prestadores de serviço terceirizados, e por vezes, estes utilizam desse artifício como desculpa ao cliente, seja pelo prazo de entrega que extrapolou, seja pela qualidade aquém da expectativa do cliente. E agora eu pergunto, o que o cliente tem haver com isso ?

O risco pela terceirização é da organização que optou por esse tipo de contratação, não do cliente (exceto quando o serviço terceiro foi declarado ou solicitado pelo cliente).

Normalmente existem dois motivos pelos quais as empresas terceirizam alguns processos.

Primeiro motivo: Pequena demanda por um determinado tipo de trabalho, faz com que a organização terceirize, pois o investimento necessário para verticalização poderia comprometer a "saúde" da empresa.

Aqui o problema é muito sério. Uma vez que a organização não possui demanda, isso pode significar que a mesma não domina completamente as etapas que antecedem a terceirização e suas implicações. O produto final de uma gráfica é uma soma de processos, cada processo interfere de maneira direta na qualidade do produto. Uma bela impressão pode ser "destruída" ao ser concedida a um terceiro. Entretanto diria que a maior parte da culpa está nas gráficas e não nos terceiros.

Quantas vezes as gráficas aceitam produzir aquilo que não dominam, pois estão necessitando vender, devido às "metas" e com isso, acreditam que terceirizando parte dos processos podem fazer de "tudo", todo tipo de trabalho. Escrevo com total tranquilidade, não podem ! O serviço terceirizado é uma extensão da gráfica e como tal não é um centro de operações de salvamento e milagres.

Muitos gráficos estão acostumados a imprimir e cortar o papel, mas não tem e mínima ideia de como são feitos alguns tipos de acabamento. Então imprimem da forma que acham que está correta e enviam o trabalho ao "acabamento terceirizado", este por sua vez, verifica o material somente quando o mesmo já está em alguma máquina.

São tantos os problemas, que nem vamos comentar, pois a lista seria enorme.

Segundo motivo: Realizar terceirização quando os processos internos estão ocupados ou quando o trabalho supera a capacidade da organização em realizá-lo. Essa terceirização é a mais saudável, menos suscetível à erros. Uma vez que a organização domina os detalhes dos trabalhos que contratou. Aqui sim, a maior parte dos erros vêm mesmo do terceiro.

Não importa qual foi o motivo que levou a organização optar pela terceirização, a mesma deve criar maneiras de acompanhar quando possível, mas acima de tudo planejar corretamente os trabalhos é fundamental.

O planejamento não deve ser realizado somente dentro das paredes da organização. O planejamento do produto deve ser macro, deve prever todas as etapas internas e externas, considerar corretamente os tempos necessários e conhecer as particularidades envolvidas para que o produto seja entregue da melhor forma ao terceiro e que este possa interferir positivamente, contribuindo para um cliente satisfeito.

A mensagem é simples, mas a execução nem tanto.

a) Certifique-se que a organização tem condições de executar o planejamento completo do produto, incluindo os processos terceirizados, antes de aceitar o pedido. Se houver alguma dúvida, seja transparente com o cliente. (item 7.5.1)

b) Certifique-se que o fornecedor é qualificado e possui condições técnicas de realizar o trabalho, conforme o planejado, discuta com o seu fornecedor sobre os aspectos do produto e seu planejamento. Entregar o produto ao cliente, sem a verificação por sua parte, é um erro. Não use o prazo como desculpa, se o tempo não foi suficiente, foi erro de planejamento. Não cometa dois erros.

c) Não tente transferir o "problema". Enviando um problema, você recebe um problema ainda maior, não uma solução. Não conheço nenhum caso de transferência de problema, com recebimento de solução. Normalmente o terceiro não consegue consertar os erros de processos anteriores.

d) A organização que aceita o pedido é a responsável, até a entrega do produto. O risco da terceirização é da organização, avalie todo trabalho que envolva terceirização com muita calma, antes de aceitá-lo.

A norma  ISO 9001 é acima de tudo um manual de boas práticas. Ela foi planejada para ajudar a organização, facilitar os trabalhos e organizar os processos. Não deixe para trás nenhum requisito desse excelente “manual”, compreender os benefícios de um sistema de gestão da qualidade, inclui pensar no processo de terceirização como se estivesse dentro da organização.

Boa sorte...

Figura 1: http://www.mullermartini.com/desktopdefault.aspx/tabid-141/271_read-1367/
Figura 2: http://www.sxc.hu/

PORQUE AS CORES SÃO DIFERENTES ?

Porque as cores mudam?

Todo estudo sobre cores e seu comportamento para impressão offset, é feito sob condições ideais, as quais não são encontradas normalmente nas gráficas. Nesse contexto, vamos enumerar alguns pontos e suas consequências para o impresso, procuramos palavras simples, com o objetivo de ajudar àqueles que não são necessariamente profissionais gráficos.

No processo de impressão plano (aquele que se faz com papéis cortados, folha à folha e não em bobinas), existem inúmeras variáveis que podem provocar distorções nas cores: tinta, papel, pressão de transferêcia, água, temperatura do ambiente, umidade, fadiga do operador, problemas mecânicos, ganho de ponto, etc.

A imagem representa o sistema de impressão off-set - (Fig.1)

1 - O rolo umectante umedece a matriz de alumínio e os rolos entintadores depositam a tinta somente na área de Grafismo da matriz.

2 - Através de contato e pressão,  a tinta e parte da umidade da matriz é transferida para a blanqueta ou cauchú que é uma lona revestida de borracha.

3 - O cauchu transfere a tinta e umidade para o substrato (que pode ser papel ou outro material) através de pressão entre a borracha e o cilindro de impressão. Tinta e umidade são depositados no papel. A imagem é formada por pontos, chamados de retícula.

PRIMEIRO MITO: Prova de Prelo representa fielmente as cores que serão impressas.

SEGUNDO MITO: Prova digital não representa corretamente as cores.

TERCEIRO MITO: A tabela PANTONE© é absoluta !

EIS ALGUMAS VARIÁVEIS QUE AFETAM AS CORES:

Variável -  Papel - utilizado para impressão e prova.

Imagine que a prova de prelo ou prova digital, foi feita em um determinado tipo de papel.

A impressão do trabalho provavelmente será feita com outro lote. Ainda que seja o mesmo fabricante, ou classificação (offset, couché, triplex, duplex), esses papéis poderão apresentar diferenças de tonalidade e brilho, o que altera o resultado das cores, pois o papel é o “BRANCO” do impresso e nele consiste a base de início das cores.

Imagine realizar a prova em um papel couché (branco) e a impressão em um papel polén (amarelado). O resultado será completamente diferente, o resultado das cores muda até mesmo entre um couché com brilho e um couché fosco. É muito comum encontrar papel cartão tipo triplex, de um mesmo fabricante e especificação com acentuada diferença de tonalidades, em lotes diferentes. Já encontramos papéis com tonalidades diferentes, dentro de um mesmo "pacote" lacrado na fábrica.

Portanto, uma prova fiel será obtida somente quando a prova, seja ela digital ou prelo, for efetuada com base no mesmo papel. Exatamente aquele que será usado para imprimir o trabalho.

Sabemos que o controle e a viabilidade sobre essa situação é muito difícil, tendo em vista que as máquinas digitais usam papéis especiais e não os mesmos que serão usados para produção.

Alguns fabricantes de papéis especiais para provas, conseguem normalizar sua produção, chamando o seu produto de “papel calibrado”. Mas, e quanto ao fabricante do papel que será usado para produção do impresso em off-set, ele possui esse controle ?

Já para a prova feita com o sistema de prelo tradicional, obtido através de fotolitos ou chapas, podemos usar o papel comum, o mesmo que será usando para a impressão, mas esse método está em desuso, pelo seu alto custo e pelo tempo investido para obtenção das provas.

Variável - Fator de correção, também conhecido por: Perfil ICC:

Através de softwares específicos e impressoras adequadas é feita uma “simulação” do resultado da impressão off-set. O resultado obtido, pode ser bem próximo ao resultado da impressão, mas não é exatamente igual, pois o fator de correção é uma simulação.

Essa simulação (esse perfil) utiliza dados de máquinas impressoras em sua situação IDEAL, ou seja, mecanicamente perfeitas, além disso, sob condições ideais de temperatura e umidade. Essa situação dificilmente é encontrada na sala de impressão, na situação real em que os trabalhos são realizados.

Cada máquina off-set produz um resultado. Ao microscópio, o resultado de cada máquina é individual, tal como, a biometria humana. Cada máquina produz um “ganho de ponto”, uma distorção da imagem e uma abertura do papel. Essas diferenças são imperceptíveis aos nossos olhos, porém, no trabalho final, após a impressão de todas as cores sobre o papel, podemos perceber facilmente nuances de cores e tons diferentes entre o mesmo impresso, realizados por máquinas e gráficas distintas.

Por isso é tão difícil à uma gráfica, “acompanhar” as cores já impressas por outra, em uma nova edição ou mesmo reimpressão. Nesse caso, foram alteradas as condições em que o trabalho foi realizado. Possivelmente pode ser alterado o modelo do equipamento, a marca da tinta, o lote do papel, entre outros.

Para alguns clientes, essas diferenças são confundidas como falta de qualidade ou defeito do produto, provocado pelas gráficas que "tentaram" reproduzir um trabalho, o que demonstramos não ser exatamente verdade.

Por mais moderna que seja uma gráfica, é um grande desafio acompanhar o trabalho feito por outra, com extrema exatidão. O processo off-set, não é uma ciência exata e normalmente não é exercida por “engenheiros”.

Dessa forma o perfil ICC genérico, mesmo fornecdido pelas melhores empresas, não se aplica com perfeição ao mundo real.

Variável - Tintas

Imagine que a impressora de provas (digital) possui tinta líquida, fabricada com pigmentos próprios e com dimensões específicas para aquele tipo de equipamento, em cada uma das cores. Uma impressora de prova assemelha-se com uma impressora Epson ou HP, daquelas jato de tinta, que temos em nossos escritórios.

Agora, imagine a tinta offset, pastosa, fabricada com outros tipos de pigmentos. São duas coisas muito diferentes !

Cada fabricante de tinta off-set possui seus fornecedores de matéria prima, com determinado tipo de moagem e determinadas especificações, para que sua tinta seja ligeiramente melhor ou ao menos, tenha um diferencial em relação aos demais fabricantes. Portanto, é de propósito que tintas sejam diferentes entre as marcas e fabricantes do mercado.

Sendo assim, as tintas não são exatamente iguais.

O CIANO do fabricante "X" é diferente do CIANO do fabricante "Y". E agora?

Existem fabricantes em que a mesma cor sofre pequenas distorções, em lotes diferentes. A “culpada” , segundo os fabricantes, é a matéria prima usada na fabricação das tintas.

Voltando a questão das tintas de impressoras, comparando com tintas para off-set. Como itens fisicamente e quimicamente tão diferentes, podem reproduzir cópias em idêntica cor ? Resposta: Não pode ! No máximo se aproxima, aos olhos humanos.

Como controlar isso?

Da mesma maneira que o papel, para que a prova de cor seja fiel, teríamos que usar a mesma tinta e ainda assim, de um mesmo lote. Tanto para prova quanto para a produção do material. E isso normalmente não é possível.

Variável  - Tabela PANTONE©:

Definitivamente é um mito, acretitar que a tabela PANTONE© é absoluta e infalível e que a gráfica tem obrigação de reproduzir com extrema fidelidade.

A verdade é: por mais que as tabelas PANTONE© originais, sejam impressas sob condições controladas e o mais próximo possível de uma situação ideal, há diferenças de tons entre cores de tabelas, impressas em lotes diferentes. Isso é visível. Principalmente nos tons de azul escuro que puxam ao verde. Caso o leitor tenha a possibilidade de comparar duas tabelas em mãos, com o mesmo tipo (coated com coated), poderá ver essas diferenças.

Portanto a Tabela PANTONE©, não é absoluta. Ela é um parâmetro que não pode ser desprezado, mas para um observador mais atento, fica evidente que não é possível exigir fidelidade absoluta, com tabelas PANTONE©.

É comum o cliente usar uma tabela PANTONE©, escolher uma determinada cor, solicitar o trabalho à gráfica e depois se queixar da cor resultante em um trabalho. Pior quando o cliente escolhe a cor PANTONE©, no monitor de seu computador, chega a ser cômico. Mas como o cliente é o REI, o prejuízo normalmente fica para a gráfica.

Como já dito, a cor e o brilho do papel, alteram o resultado das cores. Mesmo desprezando esse fato e imprimindo com uma tinta PANTONE©, formulada em um laboratório, uma leve diferença será com certeza verificada no impresso, em comparação a qualquer tabela PANTONE©,  mas isso não pode ser caracterizado como um defeito.

Tintas formuladas com as tabelas PANTONE©, dependendo de suas bases, dependendo dos instrumentos utilizados para realizar a mistura e em que condições essa preparação foi realizada, poderá resultar em cores sensivelmente diferentes.

Nem sempre uma mesma formulação, resultará em cores exatamente iguais.  Os fatores que podem influenciar no resultado de uma formulação PANTONE©, usando as famosas "formula guide", novamente são muitas.

Variável - Monitor x Prova de cor x Offset:

Monitor, impressora de prova e impressora off-set. São coisas diferentes. - (Fig.2)

O Monitor de vídeo, usa o padrão de cores RGB, ou seja, combina entre vermelho, verde e azul, para obter todas as cores, desde o preto até o branco. Além disso, ele emite e refrate a luz.

As impressoras de prova, normalmente usam de seis a oito cores como bases, para formar as demais. Seu sistema de impressão pode ter precisão de µ (microns), a cor do impresso é perceptível apenas por refração, pois o papel não gera luz (pelo menos até hoje....).

Já na impressão Off-set, as imagens “coloridas” são formadas normalmente pelo padrão CMYK, ou seja quatro cores básicas. Através da sobreposição de pontos de retícula, é feita a ILUSÃO para que o olho humano perceba as cores e as imagens. As cores e imagens são formadas por pontos de grande dimensão, se comparados com a escala de µ (microns). CMYK, indica que foram usadas as cores: ciano, magenta, amarelo e preto.

Como coisas tão diferentes poderiam resultar em cores exatamente iguais ? Não podem !

Mas com um pouco de investimento e conhecimento, elas podem se aproximar, onde um sistema irá simular o outro. Funciona assim: A impressora de prova, vai tentar simular a off-set e o monitor vai tentar simular a prova. Nunca o contrário. Uma calibração diferente para cada máquina impressora off-set.

A impressora de provas e o monitor, tentam "imitar" a impressora off-set. Nunca o contrário...

Faça o teste: Altere o brilho e a saturação de seu monitor. As cores mudaram ! Assim não há como o cliente verificar cores em seu monitor e depois comparar com um impresso. As cores do monitor não são as mesmas que servirão de parâmetro para a impressão em gráfica.

Para que esse sistema possa simular as mesmas cores, é preciso que ele seja linearizado, ou seja, para que as cores sejam muito próximas, entre monitor, prova e impressão, deve haver uma calibração do sistema. Com o sistema calibrado, o nosso instrumento de medição, que conhecemos por "olho" não irá perceber as diferença que existem.

Portanto a base real das cores é a off-set e não o monitor ou uma prova feita sem critérios de calibração.

Variável - luz de análise:

Um outro importante fator para diferenças em cores é a luz de análise. Observar cores sob fontes de luzes diferentes, resultam cores diferentes. Vamos exemplificar luzes diferentes como: Luz natural (sol), Luz fluorescente tubolar, luz incandescente, luz eletrônica amarela, vapor metálico, vapor de sódio. Cada um desses tipos de fontes de luz, emite luz de comprimentos diferentes, portanto veremos cores ligeiramente diferentes.

Existe a luz mais adequada para cada aplicação, inclusive a mais apropriada para analise de cores.

Variável - Secagem e oxidação das tintas:

Um impresso não sai da off-set completamente seco. A tinta off-set leva tempo para oxidar e fixar definitivamente ao substrato (papel). Assim que a impressão é realizada existe um brilho vivo e reluzente. Uma vez que a tinta comece o processo de oxidação esse brilho sofre ligeira degradação.

Um modelo fornecido pelo cliente ou mesmo a prova, poderá não ser reproduzida com fidelidade absoluta de cores, uma vez que a cor durante a impressão (aquela que o impressor vê) sofrerá uma alteração natural durante a secagem da mesma.

Variável  - Alteração de cores por acabamento (plastificação, verniz, bopp):

O processo de plastificação com polietileno ou aplicação de Bopp é feito à quente. A alta temperatura em que esse material é fundido ao papel, somado com a cor da película, altera sensivelmente a cor do impresso.

Um vermelho vivo, se torna apagado ao aplicar BOPP fosco. Portanto o controle de cores, para impressos que irão receber qualquer tipo de cobertura não é preciso. O resultado pode ser muito diferente daquele esperado pelo cliente.

É comum os clientes, mesmo agências de propaganda,  não considerar esse fator e se surpreenderem negativamente, com o resultado do trabalho.

Conclusão:

É possível realizar provas fidedignas, mas o controle necessário seria extremamente caro e lento. Assim, tal controle é justificável somente em tiragens “milionárias” (milhões de exemplares).

Na prática, a grande maioria das gráficas realiza controles básicos, como: manter sempre o mesmo fornecedor de tintas e insumos para offset, usar perfil de cores genérico para provas, comprar sempre um bom papel de prova e usar quando o orçamento permitir, um bom papel.

Uma quantidade mínima de gráficas no Brasil, possuem instrumentos simples para medição de cores, como densitometros de tinta, e uma quantidade ainda menor, possuem integração entre o software workflow (que gerou as chapas em CTP) e às máquinas off-set, os chamados arquivos CIP e JDF.

Dessa forma, é fácil encontrar em praticamente todos os trabalhos realizados, distorções de cores. Elas não devem afetar a qualidade do produto ou prejudicar o desejo do cliente. As distorções devem ser “pequenas” e em geral não podem ser medidas facilmente.

Não é possível afirmar que o impresso ficou 10% diferente da prova.

Como foram mensurados esses 10%? Qual aparelho de medição foi utilizado? O Olho?

Por isso, dizemos apenas que há distorções. Não há como medir de maneira simples, sem instrumentação adequada em condições laboratoriais e ainda desprezar as diferenças de percepção de cores de cada pessoa.

As distorções também podem ocorrer por interferência de cores adjacentes.  A impressão off-set não é digital (jato de tinta ou tonner), ela ocorre por transferência de carga de tinta da chapa para borracha e depois da borracha para o papel, (como visto na fig. 1) esse processo ocorre em geral quatro vezes, sendo uma vez para cada cor. Deve haver, portanto um equilíbrio entre as cores.

Tons escuros influenciam nos tons claros e vice-versa. Por mais moderno que seja o equipamento de impressão offset, o sistema é o mesmo. A descarga de tinta é por transferência indireta com controles de faixas sem muita precisão (devido ao bailar dos rolos), onde a tinta é depositada ao longo da circunferência de um cilindro e não de uma única vez sobre a matriz. Por isso a interferência de cores escuras sobre os tons claros adjacentes.

A igualdade entre a prova e o impresso, tende a buscar o consenso, entre o cliente e a gráfica, entre o papel e a tinta, entre os tons do trabalho e todas as demais variáveis.

Por mais próxima que uma impressão estiver de sua prova, ainda que todas as nomas publicadas, para esse assunto, sejam cumpridas e seguidas à risca, ainda existirão diferenças!

A imagem da esquerda é a cor original.
Mas, particularmente, eu gostei mais das cores da imagem da direita. rsrsrs
Para saber mais:

http://www.abtg.org.br/index.php/br/normaliza-mainmenu-58/normas-brasileiras-em-vigor/4895-colorimetria
web site consultado em: 13/01/2010.

Figuras 1 e 2, feitas pelo autor - Foto: http://www.sxc.hu/photo/1253452.

OU É ! OU NÃO É ! (CONFORME)

É interessante como as gráficas em geral, costumam deixar a decisão final à critério do cliente. Essa situação ocorre em praticamente todas as vezes onde o produto fica "mais ou menos".

Você já ouviu dizer que uma mulher está mais ou menos grávida ? E isso existe ? Claro que não. Da mesma forma não existe produto “mais ou menos”.

Ou o produto está conforme, ou não esta conforme e pronto !

Coitado dos gráficos, que vivem em um país tropical, onde o clima e a temperatura mudam, do sol para chuva, numa mesma manhã. E lá se vai o controle de cores... Infelizmente as adversidades que os gráficos encontram para produzir são muitas.

Mas esse risco foi assumido, no momento em que foi aceito o pedido e com isso celebrado um “contrato”, onde especificou-se os requisitos do produto, inclusive os requisitos inerentes ao mesmo, os quais não precisam ser declarados pelo cliente. (7.2.1 – item b)

Normalmente o supervisor ou gerente de produção fica com uma pequena dúvida: Será que o cliente vai perceber ? - Claro que vai perceber ! Não existe cliente bobo, não existe cliente que não seja detalhista.

O cliente pode não reclamar, mas percebe e isso corrói e imagem da empresa. A imagem e a margem de lucro da organização são lentamente dilapidadas, todas as vezes que um produto é entregue “mais ou menos”.

Quando percebe-se, que um produto está mais ou menos, então ele é menos !

99% não é 100%, portanto o mais ou menos é “Não Conforme” e fim de papo, sem delongas.

Mas existe uma saída: Negociar abertamente e francamente com o cliente. Aceitar que o produto ficou aquém das expectativas, inclusive a expectativa da gráfica, do empresário que produziu, e isso é uma verdade. (item 8.3 - b).

Ninguém faz o produto mais ou menos por opção. Foi uma fatalidade. Mesmo que seja falta de atenção de algum operador, em algum processo, dificilmente foi intencional. A não conformidade, deve ser utilizada para estudo de causas, evitando novas ocorrências similares. Esse procedimento sempre é realizado, formalmente ou não. O normal em uma empresa é aprender com os erros.

Entretanto, no nosso segmento, os erros são praticamente infinitos. Não é possível prever toda natureza de efeitos que poderão ocorrer a cada produção. Por isso o monitoramento e a qualificação dos colaboradores é essencial para que a balança da qualidade, esteja sempre do lado “mais”, e não do lado “menos”.

Assuma que o produto poderia ter ficado melhor e aí sim, o cliente poderá decidir se aceita ou não. Mas faça isso antecipadamente. Se possível inspecione e separe o lote, isolando os itens com problemas dos itens conforme. Envie ao cliente apenas os itens “bons” de forma “faturada” e uma amostra dos itens classificados como não conforme.

Escute o cliente. Você vai se surpreender. Existem clientes que lhe dirão algo como: “puxa, não vamos destruir isso, afinal, isso pode ser utilizado sem problemas”.

E então você empresário, conquistou a confiança e a satisfação do cliente. Você o surpreendeu.

Mas se o cliente encontrar em um lote, itens ótimos, misturados com itens “ruins”, tenha certeza. Sendo possível, ele irá inspecionar item a item e ficará muito chateado com a postura anti profissional, pois haverá uma sensação de que a gráfica tentou ludibriá-lo.

Um veículo Zero quilometro, com “barulhos” no painel, não deixa de ser novo. Um impresso 2 ou 3 milímetros menor, sem sagrar textos, não se torna imprestável. Mas o pecado, é omitir o fato e tentar fazer o cliente de bobo. Não se deve apostar que ele não verá um problema, ou não irá perceber. SIM o cliente verá !

Da próxima vez que você perceber que um produto está “mais ou menos”, pondere essa informação, analise o cliente. Conhecer o mercado de atuação, a finalidade do produto realizado e as particularidades do cliente, é crucial nesse momento e então decida como administrar essa situação.

Mas nunca, tente passar o produto ao crivo do cliente. Se para você que é o empresário ou gerente de produção, o item está aquém do esperado, porque estaria conforme, aos olhos do cliente ?

imagens: http://www.sxc.hu/

Os Três Pilares...

Nesta semana, tive oportunidade de fazer uma entrevista com a jornalista de nossa Agência de Marketing. Foi uma entrevista compartilhada, onde estavam presentes meus sócios, na Viena Gráfica & Editora. O Objetivo era uma matéria para revista ABIGRAF. A jornalista nos perguntou, sobre nossa visão de futuro ao empreendimento. Nesse momento, pedi a palavra e respondi a ela três coisas: Automação, Informatização e Adaptabilidade.

Penso que a indústria gráfica está sendo transformada, e com isso, gráficas de todos os tamanhos, estão sendo forçadas à automatizar cada vez mais. A automação muitas vezes, não implica em interligar os equipamentos, tornar tudo on-line, colocar papel de um lado e obter o trabalho pronto do outro lado. Mas na identificação de máquinas e equipamentos desenvolvidos para atividades específicas, eliminando gradativamente operações manuais e “artesanais".

Nada de ficar colando livros à mão, nada de ficar grampeando livretos em uma “Miruna 3”, nada de dobrar folder's manualmente, e assim sucessivamente. A Gráfica de futuro, terá o equipamento correto para o trabalho adequado, sem engembrações que irão aumentar custos e torná-la não competitiva.

O segundo passo: Informatização. Diferente de automatizar, a informatização deve fazer parte das empresas do século XXI de forma sistêmica. Na área gráfica, não sobreviverá aquele que não tiver controles, apurados e informatizados. Sistemas de cálculo de orçamentos, contas à receber, contas à pagar, fluxo de caixa, - coisas básicas - mas ausente na maioria das gráficas. Caderneta de anotações é coisa do passado. Anotar fiado é pedir para falir.

A informatização, possibilita obter informações de forma segura, para que decisões corretas possam ser tomadas. Decidir como fazer e quando fazer, de forma rápida e sem erros, somente pode ser assegurada com o auxílio da informatização.

Informatizar a gestão do negócio, nada tem haver com a automação dos processos, são coisas diferentes, porém podem ser interligadas. As gráficas devem apreender o significado da matéria “tecnologia da informação” e começar a praticar em seu dia-a-dia.

Por último, a gráfica deve ser “adaptável”, adaptável ao momento, onde até ela mesma deixa de imprimir notas fiscais e passa a emitir NF-e. Adaptável às necessidades diferentes e exigentes de seus clientes, que antes eram fáceis de satisfazer.

Diariamente surgem novas ideias, novas propostas e com isso surgem novas formas para resolver problemas, e assim, as empresas seguem seu caminho: adaptando-se às novas regras.A empresa que fechar os olhos e manter-se firme, no mesmo rumo em que esteve durante os últimos anos, dificilmente sobreviverá aos próximos 2 ou 3 anos.

Além disso, a Gráfica deve adaptar-se a nova realidade em Recursos Humanos, onde nossos colaboradores são também nossos clientes e devemos nos esforçar, para que os talentos permaneçam conosco, ao invés de promover nossos concorrentes. Apesar da quantidade de pessoas que nos entregam currículos diariamente, existe escassez de profissionais comprometidos, portanto temos que nos adaptar à essa realidade.

Dessa forma, minha visão de futuro à indústria gráfica, está relacionada à esses três pilares. Não será possível sobreviver como empresário, negligenciando essas três ações, que devem ser praticadas constantemente, num ciclo, sem data para terminar.

Qual é o Limite ?

Nos dias atuais, o cliente está cada vez mais disputado. Qual é o limite dentro das organizações para aceitar ou não um pedido, considerando a disputa acirrada existente pelo cliente ?

É possível deixar a ética de lado e “enrolar” o cliente ?

Pensando na questão ISO 9001, vejamos o item 7.2.2 (Análise crítica dos requisitos relacionados ao produto). Essa análise é chave para o sucesso ou fracasso das organizações e não depende da implementação de normas. Verificar a possibilidade de realizar o pedido, dentro de seus requisitos, é básico !

Apesar de básico, encontramos muitos problemas, com requisitos do produto e do cliente, dentro das organizações e em especial, da indústria gráfica. Vamos comentar apenas sobre um:

Prazo de entrega.

Seja sincero: quantas vezes foram aceitos pedidos, mesmo sabendo que não seria possível, entregar no prazo determinado pelo cliente ?

É o jogo de faz de conta. Muitas vezes o próprio cliente sabe que não é possível. O cliente se engana e deixa ser enganado, porém o cliente não é obrigado a saber que atinta leva de 6h a 12h para secar.

Sempre é possível prever o tempo de entrega, durante o aceite do pedido (salvo problemas não previstos). Nenhum empresário aceita um pedido sem que o mesmo seja avaliado e analisado. Não importa como é feito essa análise, ela existe.

Note que, sem uma análise, não seria possível nem mesmo, calcular um orçamento, então porque as empresas falham ? As respostas são muitas. Vamos ficar com uma em especial.

“Meu concorrente faz !”

Quem nunca pensou assim, ao menos uma vez ? Ora, se meu concorrente faz, eu também “tenho” que fazer. Creio que esse seja um dos grandes erros do empresário.

Mesmo dentro de um segmento especializado, existem muitas condicionantes pelo qual seu concorrente, pode ou não aceitar um pedido. Sua decisão, de acompanhar o mesmo, não depende somente de maquinário e horas ociosas. Depende de pessoal especializado, depende da quantidade de trabalho já dentro da organização e depende da tecnologia.

Vejam do que se trata a tecnologia:

Muitos empresários gráficos e editores foram convidados a participar do lançamento da bandbook - http://www.bandbook.com.br/. Nosso colega, da Gráfica Bandeirantes, implementou um conceito tecnológico ao seu negócio, fazer livros sob demanda. Até aqui nenhuma novidade.

Mas através de ações de marketing, ele está criando uma nova demanda, para um serviço já existente. Quem sabe para aproveitar melhor o investimento que já estava lá. Através da propaganda, a Bandbook está massificando que o correto é imprimir apenas o necessário. Sem excedentes, sem desperdício.

Veja um outro exemplo. Particularmente eu acho uma tremenda bobagem, conhecem aquela frase: “a informática está criando soluções para problemas que antes não existiam ?” A CBL (Câmara Brasileira do Livro), que publica a revista Panorama Editorial, imprimiu as capas da revista, ano 4, nº 48 junho/julho de 2009, com o nome da pessoa de contato e a empresa. Em troca ganhamos uma capa que insiste em “enrolar”.

Na revista Veja, edição 2134, ano 42 nº 41, está no canto superior direito da Capa: “KINDLE – chega ao brasil o leitor digital com acesso a 200.000 títulos”.

A tecnologia está sendo utilizada para resolver problemas que antes não existiam ! Essa é a verdade.

E essa verdade, vai acabar por prejudicar todos nós. Essa questão de impressão digital, com dados variáveis e livros on-demand é coisa dos anos 90 !

É possível imprimir dados variáveis diretamente em cartas, folder's, panfletos, etc., usando o simples WORD da Microsoft. Não é preciso investir em milhares de reais em softwares. Fazer livros sob demanda ? Ora, qualquer impressora HP faz ! Não existe nada de novo aqui. Mas será que isso dá lucro ?

Sobre o e-book, experimente procurar no google por download e coloque o nome do livro que você procura. Se for um livro famoso, estará lá... “pirata” mas estará !

Estou enumerando os itens acima, para comprovar tamanha variedade de possibilidades, que podem existir dentro da empresa que é sua concorrente. O fato dela fazer, não implica que você deve acompanhá-la.

O empresário Gráfico é um excelente observador. Faça uma análise cuidadosa antes de aceitar o pedido. E quando você ouvir: “na empresa “x” tenho por menor preço e prazo de 24 horas” reflita !

Ao aceitar o pedido você estará pagando para trabalhar ? Vale a pena ?

Você é capaz de entregar o pedido, no prazo, com todos os demais requisitos ? Isso vai gerar lucro , ao menos cobre o custo. Pense !

Quem lhe garante que a informação do cliente é confiável ? Mesmo que ele lhe envie uma cópia da proposta do concorrente, será que essa proposta não foi alterada ?

veja essa história:

Durante uma licitação, sobraram apenas nossa empresa e um colega. Nós chegamos ao limite do custo. Não avançamos o sinal. Ele porém, nos disse: “preciso do serviço”. Respondemos: pode ficar com o “serviço” nos precisamos de “dinheiro no caixa”.

Sr. Empresário, não confunda “serviço” com lucro !
Não acompanhe seu concorrente em um mal negócio.

Esse é seu limite.

Imagens: www.sxc.hu